Gestion numérique des congés : demande, validation et jours fériés

Dans beaucoup d’entreprises, une demande de congés est encore un bout de papier, un e-mail ou une phrase lancée près de la machine à café. Cela marche jusqu’au jour où deux collègues veulent la même semaine, où plus personne ne sait combien de jours il reste à quelqu’un, ou où quelqu’un valide sa propre demande.

La demande : faite une fois, visible par les bonnes personnes

Dans le module Personnel de Blina Desk, les salariés posent leurs congés eux-mêmes, dans leur espace personnel, et y voient combien de jours il leur reste. La demande arrive chez la personne qui la valide, dans les Approbations de congés.

Seules les demandes en attente peuvent être traitées. Et personne ne peut valider sa propre demande : le logiciel le refuse, sauf pour la direction qui administre l’entreprise dans Blina Desk. La même règle vaut pour les notes de frais.

Jours fériés : par pays, et par Land en Allemagne

Blina Desk connaît les jours fériés légaux de la France, de l’Italie, de l’Autriche et de l’Allemagne avec ses seize Länder, ainsi que ceux valables dans toute la Suisse, fêtes mobiles comme Pâques comprises. Pour l’année en cours et la suivante, il les ajoute automatiquement : les jours fériés nationaux tout de suite et, pour une entreprise en Allemagne, ceux de son Land dès que vous l’avez choisi dans les paramètres. La Fête-Dieu, par exemple, est fériée en Bavière mais pas à Hambourg. Fermetures annuelles et ponts, vous les ajoutez vous-même.

Présences : arrivée, départ, validation

Dans l’écran des présences, une personne habilitée pointe l’arrivée et le départ des salariés ; l’heure est fixée par le serveur, pas par l’appareil. Si vous le souhaitez, un responsable valide ou refuse les horaires. Les présences s’exportent en CSV, par exemple pour le gestionnaire de paie.

Plannings, contrats, candidats

Autour des congés, le module Personnel réunit ce qui concerne un salarié :

• les plannings et les horaires de travail ;
• les contrats, à partir de vos propres modèles. Si une donnée manque au moment de les remplir, comme le salaire ou la date d’embauche, aucun PDF n’est produit, seulement un message qui indique ce qui manque. Personne ne signe ainsi un contrat incomplet ;
• les candidats et postes à pourvoir, les entretiens annuels, les formations et les documents.

En bref

Une gestion numérique des congés doit faire trois choses : amener la demande là où l’on décide, empêcher quiconque de valider sa propre demande, et connaître les jours fériés du bon pays. La page du module Personnel montre à quoi cela ressemble, et vous pouvez l’essayer gratuitement pendant 30 jours.