Module

Flotte

Véhicules, conducteurs, échéances et coûts dans un seul dossier. Vous voyez quand arrivent à terme le contrôle technique, l'assurance et le permis, et ce que chaque véhicule coûte au kilomètre.

Regardez plutôt que lire

Enregistré dans le logiciel réel, avec de vraies données : ce n'est pas une animation.

Véhicules et conducteursVingt véhicules, vingt conducteurs, et un permis que le programme surveille tout seul.
Affectations, carburant, kilomètresQui a quel véhicule, et la consommation réelle tirée des litres et des kilomètres, pas de la brochure.
Entretien et plansLe plan lit les kilomètres et déclenche la révision tout seul : il ne dépend de la mémoire de personne.
Échéances, documents, assurances, contrôlesUn véhicule immobilisé coûte plus qu’un rappel : les échéances alertent avant, les papiers restent au véhicule.
Coûts, amendes, leasing, rapportCarburant, entretien, amendes et mensualités en un seul chiffre par véhicule : une somme, pas une impression.

Ce que le module tient à jour

Fiche véhicule avec les champs que réclame le garage

Plaque, marque, modèle, type de véhicule, numéro de châssis, couleur, année, carburant et kilométrage, avec l'état du véhicule, les notes et une galerie de photos pour chaque véhicule.

Conducteurs, permis et visite médicale

Numéro, catégorie, autorité de délivrance et échéance du permis, échéance de la visite médicale, statut, photo et date d'embauche.

Le conducteur est relié au salarié du module RH ou au contact du CRM, et au véhicule qui lui est attribué.

Échéances issues de six sources, contrôlées chaque jour

Une seule liste réunit les échéances saisies à la main, la fin de la police, l'expiration des papiers du véhicule, le permis, la visite médicale et la fin du leasing, avec les jours restants et l'état dépassée, aujourd'hui ou à venir.

Un contrôle automatique passe chaque jour sur toutes les sociétés actives et dépose l'avis dans l'application pour tout ce qui arrive à terme sous quinze jours.

Plans d'entretien qui avancent seuls

Intervalle en kilomètres, en mois ou les deux.

Quand un entretien passe à terminé, le plan avance et réécrit l'échéance liée au lieu d'en créer une seconde.

Pour la révision suivante, le système calcule la moyenne de kilomètres par jour et convertit les kilomètres restants en date : c'est la plus proche qui compte, la date du calendrier ou l'estimation au kilométrage.

Compteur, pleins, consommation

Le compteur ne fait que monter, et un relevé inférieur à la moitié de la valeur en cours est refusé, soit le 120 000 tapé pour 12 000.

Un second relevé manuel le même jour remplace le premier.

Deux pleins avec kilométrage donnent la distance parcourue et les litres aux 100 kilomètres, et chaque plein avec kilométrage écrit aussi le relevé du compteur.

Coût au kilomètre et classement de la flotte

Carburant, entretiens, amendes payées, autres frais, assurance et loyers de leasing sur toute la vie du véhicule, divisés par les kilomètres réellement parcourus.

Le classement range toute la flotte du kilomètre le plus cher au moins cher, avec total et moyenne ; les véhicules sans relevé de compteur restent en fin de liste au lieu de disparaître.

Leasing, location et financement

Fournisseur, numéro et type de contrat, loyer mensuel, kilomètres inclus, dépôt de garantie et prix de rachat.

La fin du contrat entre dans la liste des échéances et dans le contrôle automatique des échéances.

Écriture comptable des frais de véhicule

Carburant, entretiens, assurances, amendes et autres frais peuvent produire eux-mêmes l'écriture comptable.

Le plan allemand SKR03 arrive avec les comptes du parc

  • 8510 Kfz-Kraftstoffkosten
  • 8520 Kfz-Reparatur
  • Wartung
  • 8530 Kfz-Versicherungen
  • 8540 Kfz-Bußgelder
  • Strafen
  • 8550 Kfz-Sonstige Kosten
  • 1760 Verbindlichkeiten Fuhrpark
  • le plan italien étant chargé en parallèle

Un entretien ne s'enregistre qu'une fois terminé, jamais depuis la planification, et l'automatisme reste éteint tant que vous ne l'activez pas.

Comment on travaille

  1. Créez les véhicules : plaque, marque, modèle, châssis, carburant, kilométrage et photos. Ensuite, échéances, pleins, entretiens et frais se rattachent au véhicule.
  2. Créez les conducteurs et attribuez-les : permis avec catégorie, autorité de délivrance et échéance, puis la visite médicale. Ceux qui figurent déjà en RH ou dans le CRM sont reliés, pas ressaisis.
  3. Saisissez les échéances et les contrats : contrôle technique, papiers du véhicule, police d'assurance, leasing ou location, plan d'entretien en kilomètres ou en mois.
  4. Au quotidien, deux gestes restent : le plein avec le kilométrage, et l'entretien à cocher une fois fait.
  5. Tôt le matin, le contrôle passe sur toutes les échéances et dépose l'avis dans l'application pour tout ce qui arrive à terme sous quinze jours.
  6. En fin de mois : coût au kilomètre par véhicule, classement de la flotte et, si l'option est active, les écritures en comptabilité.

Questions fréquentes

D'où vient le coût au kilomètre ?

Des pièces enregistrées sur le véhicule : carburant, entretiens, amendes payées, autres frais, assurance et loyers de leasing. Le total est divisé par les kilomètres réellement parcourus, pris sur les relevés de compteur. Le calcul porte sur toute la vie du véhicule. Un véhicule sans relevé n'est pas écarté, il reste en fin de classement.

Le rappel suffit-il pour le contrôle technique ?

Le module tient l'échéance et la signale dans l'application dès quinze jours avant. Il n'y a aujourd'hui ni préavis plus long ni envoi par courriel. Si le garage doit être réservé plus tôt, saisissez une échéance propre avec une date avancée.

Conducteur et salarié, est-ce la même fiche ?

Non. Le conducteur est une fiche à part, avec le permis et la visite médicale, reliée au salarié du module RH ou au contact du CRM, ainsi qu'au véhicule attribué.

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