Wareneingang buchen, damit der Lagerbestand stimmt
Bestellung, Wareneingang, Rechnung: wie der Bestand beim Eingang steigt, die Rechnung gegen Bestellung und Lieferung geprüft wird und die Inventur stimmt.
Ein Lagerbestand stimmt nur so lange, wie jede Bewegung festgehalten wird. In der Praxis reißt die Kette meist an derselben Stelle: Die Ware kommt, wird ausgepackt und eingeräumt, und gebucht wird später, wenn überhaupt. Wenige Wochen danach zeigt das Programm zwölf Stück, im Regal liegen sieben.
Bestellung, Wareneingang, Rechnung: drei Belege, ein Vorgang
Im Modul Einkauf von Blina Desk hängt alles an der Bestellung:
- Die Bestellung geht an den Lieferanten.
- Kommt die Ware, wird der Wareneingang erfasst. In dem Moment, in dem er auf „Erhalten“ steht, steigt der Bestand im Lager, in einem einzigen Schritt. Kommt nur ein Teil, steht die Bestellung auf „Teilweise“.
- Die Lieferantenrechnung wird gegen Bestellung und Wareneingang geprüft.
Ein Wareneingang lässt sich korrigieren, solange er noch keinen Bestand bewegt hat. Danach nicht mehr: Wer dann etwas berichtigen muss, tut es mit einer Gegenbuchung im Lager, damit Beleg und Bestand nie zwei verschiedene Zahlen nennen.
Die Rechnung gegen Bestellung und Lieferung prüfen
Der Abgleich in der Bestellung legt Bestellung, Wareneingang und zugeordnete Lieferantenrechnungen nebeneinander und markiert jede Position, bei der Menge oder Preis nicht passen. So fällt eine Abweichung auf, bevor die Rechnung bezahlt ist, und nicht erst bei der Reklamation.
Kommt die Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD, liest der Rechnungseingang sie direkt ein und prüft sie nach EN 16931.
Bestand je Lager, Bewegungen, Nachbestellen
Wer mehr als einen Lagerort hat, sieht den Bestand je Lager und kann Ware von einem Lager ins andere umbuchen. Jede Bewegung ist nachvollziehbar und wird nicht überschrieben, sondern bei Bedarf mit einer Gegenbuchung storniert. Die Liste „Nachzubestellen“ zeigt, was unter den Mindestbestand fällt.
Inventur, ohne den laufenden Betrieb anzuhalten
Bei der Inventur wird gezählt, und gezählt wird selten in einer stillen Minute. Blina Desk setzt den Bestand deshalb nicht einfach auf die gezählte Menge, sondern bucht die Differenz. Was während des Zählens verkauft oder geliefert wurde, wird weiterhin richtig berücksichtigt.
Was das Lager wert ist
Für den Lagerwert gibt es zwei Verfahren: den gewogenen Durchschnittswert und FIFO, bei dem zuerst die ältesten Einkaufspreise verbraucht werden. Der Bericht „Lagerwert“ zeigt den Wert je Artikel, Kategorie oder Lager. Mit dem Modul Buchhaltung können Wareneingang, Wareneinsatz und Inventurdifferenzen auch automatisch gebucht werden; das ist ausgeschaltet, bis Sie es für Ihr Unternehmen einschalten.
Kurz gesagt
Ein Lagerbestand bleibt richtig, wenn der Wareneingang dort gebucht wird, wo die Ware ankommt, und die Rechnung gegen Bestellung und Lieferung geprüft wird. Wie das im Einkauf und im Lager aussieht, zeigt die Seite des Moduls, und Sie können es 30 Tage kostenlos testen.