E-Rechnung empfangen: XRechnung und ZUGFeRD prüfen und buchen
Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Wie Sie XRechnung und ZUGFeRD einlesen, nach EN 16931 prüfen und Dubletten erkennen.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ausnahmen gibt es dabei keine, und ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus. Die Frage ist also nicht mehr, ob eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF in Ihrem Postfach landet, sondern was danach damit passiert: Wird die Datei geöffnet, abgetippt und irgendwo abgelegt, oder wird sie gelesen, geprüft und als Lieferantenrechnung erfasst?
Was eine E-Rechnung ist, und was nicht
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland begegnen Ihnen vor allem zwei Formen:
- XRechnung: eine reine XML-Datei, entweder in der Syntax UBL oder CII.
- ZUGFeRD: ein PDF, in dem dieselben Daten als XML eingebettet sind. Der Mensch sieht das PDF, das Programm liest das XML.
Ein PDF ohne eingebettete Daten ist keine E-Rechnung, auch wenn es elektronisch verschickt wird. Bis Ende 2026 dürfen Lieferanten solche Rechnungen noch schicken (mit Ihrer Zustimmung), bei Lieferanten mit bis zu 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Danach wird die E-Rechnung zwischen Unternehmen im Inland zur Pflicht.
Vom Postfach zur Lieferantenrechnung
In Blina Desk liegt der Rechnungseingang im Modul Einkauf. Sie ziehen die Datei in das Feld, und das Programm erkennt selbst, was es vor sich hat:
| Datei | Was passiert |
|---|---|
| XRechnung (UBL) | wird eingelesen |
| XRechnung (CII) | wird eingelesen |
| ZUGFeRD-PDF | das eingebettete XML wird herausgelöst und gelesen |
| PDF ohne eingebettete Daten, etwa ein Scan | der Text wird erkannt und von der KI ausgelesen, als Entwurf zum Prüfen |
Danach sehen Sie, bevor irgendetwas gespeichert wird: Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Lieferant mit USt-IdNr. und IBAN, alle Positionen mit Menge, Einzelpreis und Steuersatz, Netto, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag. Den Lieferanten erkennt das Programm an der USt-IdNr.; gibt es ihn noch nicht, steht dort, dass er neu angelegt wird. Erst mit „Rechnungsentwurf anlegen“ entsteht die Lieferantenrechnung.
Bei einer Rechnung, die die KI aus einem einfachen PDF gelesen hat, steht ausdrücklich „KI-extrahiert“ und wie sicher das Ergebnis ist. Eine solche Rechnung wird nie automatisch übernommen: Sie prüfen und entscheiden.
Die Prüfung nach EN 16931
Eine E-Rechnung kann technisch einwandfrei ankommen und trotzdem fehlerhaft sein. Deshalb prüft der Rechnungseingang jede Datei gegen die Kernregeln der Norm, bevor Sie sie übernehmen, zum Beispiel:
- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Währung sind vorhanden;
- Name und USt-IdNr. des Lieferanten sind angegeben;
- die Rechnung hat Positionen, und jede Position hat einen Betrag;
- die Summe der Positionen ergibt den Nettobetrag;
- Netto plus Umsatzsteuer ergibt den Gesamtbetrag.
Jeder Befund steht in verständlichem Deutsch unter der Rechnung, davor das Kürzel der Regel aus der Norm, zum Beispiel BR-CO-10. Wenn alles stimmt, steht dort: keine Probleme gefunden.
Doppelte Rechnungen erkennen
Dieselbe Rechnung kommt häufiger doppelt an, als man denkt: einmal per Mail an die Zentrale, einmal an den Einkauf. Hat derselbe Lieferant schon eine Rechnung mit derselben Nummer im System, meldet der Rechnungseingang das, bevor ein zweiter Entwurf entsteht: Sie öffnen die vorhandene Rechnung oder importieren die neue bewusst trotzdem. Steht dieselbe Nummer nur bei einem anderen Lieferanten, ist das kein Duplikat, und auch das wird so angezeigt.
Direkt aus dem Postfach
Empfangen Sie Ihre Mails in Blina Desk, lässt sich für ein Postfach einstellen, dass E-Rechnungen automatisch übernommen werden. Dann werden XRechnung- und ZUGFeRD-Anhänge eingehender Mails gelesen und als Rechnungsentwurf angelegt, ohne dass jemand die Datei hochlädt. Ein PDF ohne eingebettete Daten bleibt dabei liegen: Das laden Sie selbst hoch und prüfen den Entwurf der KI. Eine Rechnung, die schon erfasst ist, wird nicht ein zweites Mal angelegt.
Und die Buchhaltung?
Mit dem Modul Buchhaltung kann aus der Lieferantenrechnung automatisch eine Buchung entstehen, mit der Vorsteuer auf dem richtigen Konto. Diese Automatik ist ausgeschaltet, bis Sie sie einschalten, und auch dann entsteht die Buchung als Entwurf: Gebucht wird erst, wenn jemand sie freigibt.
Kurz gesagt
E-Rechnungen zu empfangen ist Pflicht, sie abzutippen nicht. Lesen Sie XRechnung und ZUGFeRD ein, lassen Sie die Prüfung nach EN 16931 und die Dublettenprüfung laufen, und übernehmen Sie nur, was stimmt. Wie das im Einkauf aussieht, zeigt die Seite des Moduls, und Sie können es 30 Tage kostenlos testen.
Stand und Quellen (abgerufen am 25.10.2026)
- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung (Empfang ab 1.1.2025, keine Ausnahmen, E-Mail-Postfach genügt, Übergangsfristen)
- Bundesministerium der Finanzen: Die wichtigsten steuerlichen Änderungen 2025 (Verlängerung bis Ende 2027 bei bis zu 800.000 € Vorjahresumsatz)
Fehler gefunden? Schreiben Sie uns an info@blina-desk.com.