Vom Angebot zur Rechnung, ohne etwas zweimal einzugeben
Angebot, Auftrag, Rechnung und Mahnung in einem Durchlauf: Positionen wandern mit, Nummern vergibt das Programm, und vor dem Versand prüft es das Angebot.
In vielen kleinen Betrieben entsteht das Angebot in der Textverarbeitung, der Auftrag in einer Tabelle und die Rechnung im Buchhaltungsprogramm. Jedes Mal werden dieselben Positionen neu eingetippt, und jedes Mal kann sich ein Fehler einschleichen: ein vergessener Rabatt, eine falsche Menge, ein alter Preis. Der sicherste Weg, sich nicht zu vertippen, ist, gar nicht erst zu tippen.
Ein Durchlauf statt drei Dokumente
Im Modul Verkauf von Blina Desk gibt es dafür einen durchgehenden Ablauf:
- Angebot schreiben und an den Kunden schicken.
- Nimmt der Kunde an: „In Auftrag umwandeln“. Alle Positionen wandern mit (optionale nur, wenn der Kunde sie gewählt hat), und das Angebot steht danach auf „Akzeptiert“. Ein abgelehntes oder abgelaufenes Angebot lässt sich nicht mehr umwandeln, und aus demselben Angebot entsteht auch bei zwei gleichzeitigen Klicks nur ein Auftrag.
- Ist die Ware geliefert: „In Rechnung umwandeln“. Gibt es schon eine Rechnung, bietet das Programm die Umwandlung nicht ein zweites Mal an.
Dazwischen liegen bei Bedarf Lieferschein und Versand, und am Ende Zahlungseingang und Mahnung.
Nummern, die nicht doppelt vorkommen
Rechnungsnummern müssen fortlaufend und eindeutig sein. In Blina Desk vergibt sie das
Programm, nicht die Person am Schreibtisch, und zwar nach einem Muster, das Sie selbst
festlegen: aus RE-{AAAA}-### wird zum Beispiel RE-2026-016. Der Zähler kann jedes Jahr
oder jeden Monat neu beginnen.
Eine Rechnung bekommt ihre Nummer erst, wenn sie ausgestellt wird. Danach ist sie gesperrt: Korrigiert wird mit einer Stornorechnung (die ganze Rechnung) oder einer Rechnungskorrektur (ein Teil davon), beides als eigenes Dokument mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung.
Das Angebot prüfen lassen, bevor es rausgeht
Bevor ein Angebot den Betrieb verlässt, kann „Angebot optimieren“ einen Blick darauf werfen. Die Hinweise kommen aus Ihren eigenen Daten, nicht aus einer Schätzung:
- ein Preis deutlich unter dem, was Sie für denselben Artikel sonst verlangen;
- eine Marge unter 15 Prozent, mit dem Preis, der 25 Prozent ergäbe;
- Positionen, die bei Ihnen normalerweise zusammen verkauft werden und hier fehlen;
- ein Rabatt, der im Preis versteckt ist;
- ein Angebot ohne Bindefrist.
Jeder Hinweis nennt seinen Grund. Übernommen wird nur, was Sie mit „Übernehmen“ bestätigen; von allein ändert das Programm nichts.
XRechnung und ZUGFeRD beim Versand
Für Rechnungen an Behörden, die eine Leitweg-ID haben, erzeugt Blina Desk eine XRechnung 3.0; für Geschäftskunden, in deren Akte ein anderes Land als Italien steht, ein ZUGFeRD-PDF, also ein lesbares PDF mit eingebetteten E-Rechnungsdaten, und für Kunden in Italien eine FatturaPA. Das passende Format wählt das Programm selbst. Als PDF erscheinen Angebote, Aufträge und Rechnungen auf Ihrem Briefpapier.
Zahlungseingang und Mahnung
Ein Kunde überweist oft mehrere Rechnungen auf einmal, gern mit Skonto. Der Zahlungseingang verteilt einen Betrag auf mehrere Rechnungen und schlägt anhand von Verwendungszweck und Betrag vor, welche gemeint sind; bestätigen muss die Zuordnung ein Mensch. Skonto, Bankgebühren oder ein Forderungsausfall werden dabei als solche erfasst und nicht als offener Rest.
Bleibt eine Rechnung offen, gibt es drei Mahnstufen, in der Sprache des Kunden und mit mindestens sieben Tagen zwischen zwei Stufen. Die offenen Posten sehen Sie nach Alter sortiert: noch nicht fällig, 1 bis 30, 31 bis 60, 61 bis 90 und über 90 Tage.
Ein vereinbarter Kundenrabatt
Haben Sie mit einem Kunden einen festen Rabatt vereinbart, steht er in seiner Akte im CRM und wird bei jeder neuen Position in Angebot, Auftrag und Rechnung vorgeschlagen. In der einzelnen Zeile lässt er sich trotzdem ändern, und Dokumente, die schon geschrieben sind, bleiben, wie sie sind.
Kurz gesagt
Angebot, Auftrag und Rechnung sind drei Stationen desselben Geschäfts. Wer sie in einem Durchlauf führt, tippt nichts zweimal, bekommt fortlaufende Nummern ohne Lücken und verschickt E-Rechnungen im richtigen Format. Wie das aussieht, zeigt die Seite des Moduls Verkauf, und Sie können es 30 Tage kostenlos testen.