Modul
Personalwesen
Personalakte, Verträge, Zeiterfassung, Urlaub und Lohnabrechnung in einem Modul, für Betriebe, die ihre Personalarbeit heute in Tabellen führen. Fristen und Abrechnung hängen an denselben Daten: das Ende der Probezeit rechnet die Datenbank, die Mehrarbeit kommt aus den erfassten Stunden.
Sehen statt lesen
Aufgenommen im laufenden Programm, mit echten Daten — keine Animation.
Was das Modul enthält
Personalakte und Organigramm
Mitarbeiterliste mit Suche über Name, Personalnummer und E-Mail, Filter nach Status und Abteilung und einem Kennzeichen für einen laufenden Vertrag, seitenweise vom Server geladen.
Zur Person gehören Personalnummer, Kontaktdaten, Abteilung, Position, Führungskraft, Eintritt und letzter Arbeitstag, Arbeitsort, Kostenstelle, Krankenversicherungsnummer und Foto.
Das Organigramm baut sich aus der hinterlegten Führungskraft auf und lässt ausgeschiedene Mitarbeiter draußen.
Verträge, Probezeit und Vertragsvorlagen
Unbefristet, befristet, Teilzeit, Minijob, Freiberufler und Praktikum, je Vertrag mit Wochenstunden, Stufe, Vergütungsart (monatlich, jährlich oder stündlich), Gehalt oder Stundensatz, Währung, Beginn und Ende.
Das Ende der Probezeit ist eine gerechnete Spalte: ändern sich Beginn oder Probemonate, schreibt die Datenbank es selbst neu.
Ein Vertrag lässt sich mit neuen Daten und neuem Gehalt verlängern, der alte wird dabei auf abgelaufen gesetzt.
Die Vertragsvorlagen liegen in vier Sprachen bereit, die deutschen nennen das TzBfG und für den Minijob § 8 SGB IV und die Minijob-Zentrale.
Fristen, Dokumente und Pflichtschulungen
Eine Ansicht sammelt Probezeiten, die in sieben Tagen enden, sowie Verträge und Mitarbeiterdokumente, die in dreißig Tagen auslaufen, jeweils mit den verbleibenden Tagen und einer Marke, sobald etwas überfällig ist.
Dokumente werden je Art geführt, Vertrag, Ausweis, Arbeitserlaubnis, Zertifikat, Medizinisches, mit Ablaufdatum und hinterlegter Datei.
Die Pflichtschulungen führen eine eigene Liste
- Arbeitssicherheit
- Erste Hilfe
- Brandschutz
- Datenschutz
- je Kurs mit Abschluss-
- Verlängerungsdatum
- das dreißig Tage vorher gemeldet wird
Urlaub, Abwesenheit und Urlaubskonto
Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub und unbezahlte Freistellung.
Die Tage zählt der Server von Montag bis Freitag und lässt die Feiertage des Betriebs aus, Überschneidungen mit vorhandenen Anträgen zeigt das Formular vor dem Speichern, ein Beleg lässt sich anhängen.
Der Antrag geht in die Genehmigungsliste der Führungskraft, die über den eigenen Antrag nicht entscheidet, und die Entscheidung geht als E-Mail an den Mitarbeiter.
Das Urlaubskonto wächst anteilig mit den vergangenen Monaten, genehmigte und noch offene Tage gehen ab.
Zeiterfassung und Schichtplan
Kommen und Gehen stempelt der Server, ein Eintrag lässt sich auch mit Uhrzeit und Pause nachtragen.
Je Mitarbeiter und Tag steht eine Zeile, die Gesamtstunden rechnet ein Datenbanktrigger abzüglich Pause.
Was noch nicht entschieden ist, sammelt sich in der Freigabe der Führungskraft, wahlweise nur für das eigene Team oder für den ganzen Betrieb, und der Zeitraum geht als CSV heraus.
Im Arbeitsplan stehen Wochentage, Beginn und Ende, Pause und Tagesstunden; im Raster bekommt jeder Mitarbeiter einen Turnus pro Tag, die Vorwoche lässt sich in die nächste kopieren, genehmigter Urlaub steht im selben Bild, und der Plan geht als Querformat-PDF auf dem Briefpapier zum Aushängen.
In der Monatsübersicht stehen geplante und gestempelte Stunden nebeneinander.
Lohnabrechnung aus Vertrag und Stunden
Ein Lauf für den Zeitraum über alle aktiven Mitarbeiter.
Die erfassten Stunden werden summiert, alles über der hinterlegten Schwelle zählt als Mehrarbeit mit dem hinterlegten Zuschlag.
Bei Stundenlohn ergibt sich das Brutto aus Stunden mal Satz, bei Monats- und Jahresgehalt kommt es aus dem Vertrag und die Mehrarbeit kommt dazu.
Das Netto rechnet das Modul mit den Stufen und Sozialabgaben, die im Betrieb hinterlegt sind; Vorlagen für Deutschland, Italien, Frankreich und einen neutralen Fall liegen bei, ebenso die Zahl der Gehaltszahlungen pro Jahr.
Die Arbeitgeberkosten stehen getrennt daneben, die Jahressummen laufen mit.
Ein Fehler bei einem Mitarbeiter stoppt den Lauf nicht, er wird am Ende benannt.
Gehaltsabrechnung als PDF, Portal und CSV
Die Abrechnung entsteht als PDF auf dem Briefpapier des Betriebs, mit Brutto, Abzügen, Netto, Arbeitgeberkosten und den Summen des laufenden Jahres, in vier Sprachen.
Solange sie im Entwurf steht, sind die Beträge änderbar, ab bezahlt ist sie gesperrt.
Im Mitarbeiterportal sieht jeder nur die eigenen Daten
- Profil
- Abrechnungen als PDF
- Urlaub mit eigenem Antrag
- Kontostand
- Anwesenheiten
- einen Urlaubsnachweis auf dem Briefpapier
Für das Lohnbüro geht der ganze Zeitraum als CSV heraus.
Bewerbung, Einstellung und Einarbeitung
Offene Stellen mit dem Trichter je Stelle, Bewerber nach Phase, Gespräche mit Bewerter, Punktwert und Notizen, dazu die hinterlegten Bewerbungsunterlagen.
Die KI liest, was angehängt ist, und schreibt eine gegliederte Einschätzung mit Zusammenfassung, Stärken, offenen Punkten und Empfehlung, beim Abgleich mit einer Stelle zusätzlich einen Punktwert.
Aus dem Bewerber wird mit Einstellungsdatum, Vertragsart und Vergütung ein Mitarbeiter mit aktivem Vertrag, ohne die Daten ein zweites Mal zu tippen; die Liste für die Einarbeitung mit Fälligkeiten steht danach in der Personalakte.
So läuft ein Monat
- Mitarbeiter anlegen und den Vertrag hinterlegen: Art, Wochenstunden, Vergütungsart, Gehalt oder Stundensatz, Probezeit. Das Ende der Probezeit rechnet die Datenbank.
- Die Woche im Schichtplan verteilen, bei Bedarf als Kopie der Vorwoche, und den Plan als PDF aushängen.
- Im Monat werden Zeiten erfasst und Urlaub beantragt. Beides landet zusammen mit den Spesenabrechnungen in der Freigabe der Führungskraft, die über den eigenen Antrag nicht entscheidet.
- Zum Monatsende läuft die Abrechnung für alle aktiven Mitarbeiter: Stunden summiert, Mehrarbeit getrennt, Brutto aus dem Vertrag, Netto nach den hinterlegten Sätzen. Die Abrechnung liegt als PDF im Portal, der Zeitraum geht als CSV ans Lohnbüro.
- Zum Schluss die Fristenübersicht und die Auswertung: Kopfzahl je Abteilung, Fluktuation, Urlaubs- und Krankentage, offene Anträge.
Häufige Fragen
Ersetzt das Modul das Lohnbüro?
Es rechnet Brutto und Netto für den eigenen Gebrauch, mit Stufen und Sozialabgaben, die im Betrieb hinterlegt und dort auch gepflegt werden; Vorlagen für Deutschland, Italien, Frankreich und einen neutralen Fall liegen bei. Der Mitarbeiter bekommt die Abrechnung als PDF, Ihr Lohnbüro bekommt den ganzen Zeitraum als CSV und übernimmt weiterhin die Meldungen.
Woher kommen die Stunden auf der Abrechnung?
Aus der Zeiterfassung des Zeitraums. Der Lauf summiert die Stunden je Mitarbeiter und trennt Mehrarbeit ab der Schwelle, die im Betrieb hinterlegt ist. Bei Stundenlohn ergibt das Brutto sich aus Stunden mal Satz, bei Monatsgehalt kommt das Brutto aus dem Vertrag und die Mehrarbeit aus den Stunden. Fällt ein Mitarbeiter aus, laufen die übrigen weiter und der Fall steht im Ergebnis.
Was sieht der Mitarbeiter selbst?
Nur die eigenen Daten: Profil, Gehaltsabrechnungen als PDF, Urlaubsanträge mit dem Stand des Kontos, Anwesenheiten und einen Urlaubsnachweis auf dem Briefpapier. Den Antrag stellt er dort selbst, entschieden wird er von der Führungskraft.