Enregistrer les réceptions pour que le stock soit juste

Un stock n’est juste que si chaque mouvement est enregistré. En pratique, l’écart naît presque toujours au même moment : la marchandise arrive, on la déballe, on la range, et on l’enregistre plus tard, si on l’enregistre. Quelques semaines après, le logiciel affiche douze pièces et il y en a sept sur l’étagère.

Commande, réception, facture : trois documents, une seule opération

Dans le module Achats de Blina Desk, tout part de la commande :

1. La commande fournisseur est envoyée.
2. Quand la marchandise arrive, on enregistre la réception. Dès qu’elle passe à l’état reçu, le stock de l’entrepôt augmente, en une seule étape. Si seule une partie arrive, la commande apparaît comme partiellement livrée.
3. La facture fournisseur est rapprochée de la commande et de la réception.

Une réception peut être corrigée tant qu’elle n’a pas fait bouger le stock. Ensuite non : toute rectification passe par un mouvement inverse dans le stock, pour que le document et le stock ne divergent jamais.

Rapprocher la facture de la commande et de la livraison

Le rapprochement dans la commande met côte à côte commande, réception et factures fournisseur liées, et signale chaque ligne où la quantité ou le prix ne correspond pas. Un écart apparaît ainsi avant le paiement de la facture, et non au moment de la réclamation.

Si la facture arrive en Factur-X, UBL ou CII, l’écran des factures reçues la lit directement et la contrôle selon EN 16931.

Stock par entrepôt, mouvements, réapprovisionnement

Si vous avez plusieurs lieux de stockage, vous voyez le stock de chacun et pouvez transférer de la marchandise de l’un à l’autre. Chaque mouvement reste traçable et n’est jamais écrasé ; si besoin, il est annulé par un mouvement inverse. La liste des articles à réapprovisionner montre ce qui est passé sous le stock minimum.

L’inventaire sans arrêter l’activité

L’inventaire, c’est compter, et on compte rarement au calme. Blina Desk n’enregistre donc pas la quantité comptée comme nouveau stock, mais l’écart constaté lors du comptage. Ce qui a été vendu ou livré pendant le comptage reste correctement pris en compte.

Ce que vaut le stock

Pour la valorisation, il existe deux méthodes : le coût moyen unitaire pondéré (CMUP) et le PEPS/FIFO (premier entré, premier sorti), où les prix d’achat les plus anciens sont consommés en premier. Le rapport sur la valeur du stock la montre par article, catégorie ou entrepôt. Avec le module Comptabilité, réceptions, coût des ventes et écarts d’inventaire peuvent aussi être comptabilisés automatiquement ; cette option est désactivée tant que vous ne l’activez pas pour votre entreprise.

En bref

Le stock reste juste si la réception est enregistrée là où la marchandise arrive et si la facture est rapprochée de la commande et de la livraison. La page du module montre à quoi cela ressemble dans les Achats et le stock, et vous pouvez l’essayer gratuitement pendant 30 jours.