Nebenkostenabrechnung erstellen: Mieterwechsel, Leerstand und Heizkosten richtig verteilen

Eine Nebenkostenabrechnung ist schnell erstellt, solange in jeder Wohnung das ganze Jahr derselbe Mieter gewohnt hat. Schwierig wird es an drei Stellen, und genau dort entstehen die meisten Widersprüche: wenn ein Mieter mitten im Jahr auszieht, wenn eine Wohnung eine Zeit lang leer steht, und bei den Heizkosten, die nach Verbrauch verteilt werden müssen.

Die Frist: zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums

Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Abrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen. Kommt sie später, kann der Vermieter eine Nachzahlung in der Regel nicht mehr verlangen. Wer für das Kalenderjahr abrechnet, hat also bis zum 31. Dezember des Folgejahres Zeit. Blina Desk warnt, wenn eine Abrechnung nach dieser Frist erstellt wird.

Verteilerschlüssel: Fläche, Personen, Einheiten, Verbrauch

Jede Kostenart braucht ihren Schlüssel. Grundsteuer und Gebäudeversicherung werden meist nach Wohnfläche verteilt, Müll nach Personen oder Einheiten, Wasser und Heizung nach Verbrauch. In Blina Desk legen Sie für jede Kostenart fest, nach welchem Schlüssel sie verteilt wird: Fläche, Personen, Einheiten oder Verbrauch.

Mieterwechsel: zwei Mieter, eine Wohnung, ein Jahr

Zieht ein Mieter am 30. April aus und der nächste am 1. Mai ein, bekommt jeder seine eigene Zeile in der Abrechnung. Dabei gilt eine Unterscheidung, die oft übersehen wird:

• Kosten, die nicht vom Verbrauch abhängen (Grundsteuer, Versicherung, Hausmeister), werden nach Tagen aufgeteilt. Der erste Mieter trägt die Kosten für 120 Tage, der zweite den Rest.
• Kosten nach Verbrauch werden nicht nach Tagen geteilt. Gibt es eine Zwischenablesung der Zähler beim Auszug, zählt der tatsächliche Verbrauch jedes Mieters. Fehlt sie, verteilt das Programm die Heizkosten nach Gradtagszahlen, also nach dem typischen Heizbedarf der Monate, und das Wasser nach Tagen.

Leerstand: das Risiko trägt der Vermieter

Steht eine Wohnung drei Monate leer, dürfen die Kosten dieser drei Monate nicht auf die anderen Mieter verteilt werden. Blina Desk zählt die Tage ohne Mietvertrag und weist sie in einer eigenen Zeile „Leerstand (Eigentümer)“ aus. So geht die Summe der Abrechnung auf, und jeder sieht, warum ein Teil der Kosten beim Eigentümer bleibt.

Überschneiden sich zwei Mietverträge versehentlich, werden die gemeinsamen Tage beim Leerstand nicht doppelt gezählt. Verteilt die Abrechnung dadurch mehr als die tatsächlichen Kosten, weist Blina Desk beim Erstellen darauf hin.

Heizkosten nach Verbrauch: § 7 HeizkostenV

Bei einer zentralen Heizungsanlage müssen nach § 7 Abs. 1 HeizkostenV mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten nach dem erfassten Verbrauch verteilt werden, der Rest nach Fläche. In Blina Desk tragen Sie den Anteil ein; ohne Angabe gelten 70 Prozent nach Verbrauch.

Bei Einheiten mit nur einem Mieter im Abrechnungszeitraum zeigt die Abrechnung nachvollziehbar, wie sich der Betrag zusammensetzt: der Verteilerschlüssel, der Gesamtverbrauch des Hauses, der Verbrauch der Einheit und ihr Anteil. Wird nicht nach Verbrauch abgerechnet, darf der Mieter seinen Anteil nach § 12 Abs. 1 HeizkostenV um 15 Prozent kürzen. Auch darauf weist das Programm hin.

Vorauszahlungen: was vereinbart war, nicht nur, was eingegangen ist

Die Nachzahlung oder das Guthaben ergibt sich aus den Kosten minus den Vorauszahlungen. Ist im Mietvertrag die Nebenkostenart „Vorauszahlung + Abrechnung“ mit einer monatlichen Vorauszahlung hinterlegt, rechnet Blina Desk mit den geschuldeten Vorauszahlungen (Soll) und zeigt daneben, was tatsächlich gezahlt wurde, wenn es abweicht. So werden offene Mieten nicht stillschweigend mit den Nebenkosten vermischt. Ohne hinterlegte Vorauszahlung zählt, was gezahlt wurde.

Vom Entwurf zum Mieter

Die Abrechnung entsteht als PDF auf Ihrem Briefpapier, wird freigegeben und an die Mieter verschickt. Außerdem hilft das Modul Immobilien bei allem, was mit der Abrechnung zusammenhängt: Zählerstände, Kaution mit Zinsen und Abrechnung bei Auszug, Mahnungen in drei Stufen und die Anpassung einer Indexmiete nach dem Verbraucherpreisindex.

Kurz gesagt

Eine Nebenkostenabrechnung, die einem Widerspruch standhält, braucht drei Dinge: den richtigen Schlüssel je Kostenart, eine saubere Trennung bei Mieterwechsel und Leerstand und Heizkosten nach Verbrauch. Wie das aussieht, zeigt die Seite des Moduls Immobilien, und Sie können es 30 Tage kostenlos testen.

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Stand und Quellen (abgerufen am 25.10.2026)

• § 556 BGB, Abs. 3: Frist von zwölf Monaten für die Abrechnung
• § 7 HeizkostenV, Abs. 1: 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch
• § 12 HeizkostenV, Abs. 1: Kürzungsrecht von 15 Prozent

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