Die digitale Kundenakte: alles zu einem Kunden auf einer Seite

Ein Kunde ruft an und fragt nach seiner letzten Rechnung. Um zu antworten, öffnet man die Buchhaltung; um zu sehen, ob er noch ein offenes Ticket hat, das Postfach; um den vereinbarten Rabatt zu finden, eine Tabelle. Die Antwort ist über mehrere Programme verstreut, und der Kunde wartet.

Was in eine Kundenakte gehört

In Blina Desk hat jedes Unternehmen eine Akte, und sie zeigt auf einer Seite, was zu diesem Kunden gehört:

• Übersicht mit den Zahlen, die zählen: Umsatz, offene und überfällige Beträge, offene Tickets, letzte Bewegung;
• Bewegungen: Angebote, Aufträge, Rechnungen und Stornos in einer Tabelle;
• Kommunikation: E-Mails, Anrufe und Tickets;
• Verlauf, Kontakte, Notizen und das Archiv der Dokumente.

Jede Zahl in der Übersicht lässt sich anklicken und öffnet die Liste dahinter. Bereiche, deren Modul Sie nicht nutzen, erscheinen gar nicht erst.

Unternehmen, Kontakte, Leads

Ein Unternehmen hat Kontakte, also die Menschen dort mit Position und Telefonnummer. Wer noch kein Kunde ist, steht als Lead im CRM; aus einem Lead wird mit einem Klick ein Kunde. Kategorien wie Kunde, Lieferant oder Partner, Branchen und Positionen passen Sie selbst an; die mitgelieferten Einträge gibt es in allen vier Sprachen des Programms.

Anfragen von der Website landen direkt im CRM

Ein Kontaktformular, das Sie auf Ihrer Website einbinden, legt jede Anfrage als Lead an, mit Benachrichtigung an das Team. Gegen Spam hat es eine unsichtbare Falle für Bots, eine Obergrenze für Anfragen und eine Liste der Websites, von denen es Anfragen annimmt.

Was zum Kunden gesagt wurde

Anrufe, Termine, E-Mails und Notizen hängen am Kunden. Aufgaben mit einem Datum zeigen, was als Nächstes zu tun ist. Eine Notiz zählt dabei nicht als Kontakt: Auf der Seite eines Kontakts oder Leads zählt als „Letzter Kontakt“ nur ein echtes Gespräch oder eine geschriebene Nachricht.

Vereinbarter Rabatt, einmal festgehalten

Hat ein Kunde einen festen Rabatt, steht er in seiner Akte und wird in jedem neuen Angebot, Auftrag und jeder neuen Rechnung vorgeschlagen. Bestehende Dokumente bleiben unverändert.

Kunden aus einer Datei übernehmen

Unternehmen, Kontakte und Leads lassen sich aus einer CSV-Datei importieren. Die Spalten werden erkannt, Kontakte über den Firmennamen ihrem Unternehmen zugeordnet, und fehlerhafte Zeilen werden übersprungen, statt den ganzen Import aufzuhalten.

Kurz gesagt

Eine Kundenakte lohnt sich, wenn sie nicht nur Adressen sammelt, sondern zeigt, was mit dem Kunden passiert ist: was er gekauft hat, was offen ist, was er gefragt hat. Das CRM ist in Blina Desk die Grundlage, auf der alle anderen Module aufbauen; wie es aussieht, zeigt die Seite des Moduls, und Sie können es 30 Tage kostenlos testen.