KI in der Buchhaltung: Entwurf ja, Buchung nein

Über KI in der Buchhaltung wird viel versprochen und wenig gesagt, was genau passiert. Der Satz “die KI bucht für Sie” ist dabei nicht nur Werbung, er ist auch die falsche Beschreibung: gebucht wird nicht von einer Maschine, weil die Buchung der Moment ist, ab dem nichts mehr geändert werden darf. Was davor liegt, kann sie übernehmen, und das ist die meiste Arbeit.

Der Buchungssatz aus einem Satz

Sie schreiben, was passiert ist. “Tankfüllung Firmenwagen 87,40 Euro brutto, bar bezahlt, gestern.” Zurück kommt der fertige Buchungssatz: Soll, Haben, Steuer herausgerechnet, Datum.

Zwei Dinge daran sind wichtiger als der Trick selbst.

Erstens sieht die KI ausschließlich Ihren Kontenrahmen. Nicht SKR03 als allgemeine Vorlage, sondern die Konten, die in Ihrem Mandanten tatsächlich angelegt und aktiv sind. Ein Vorschlag auf ein Konto, das es bei Ihnen nicht gibt, ist kein Vorschlag, sondern ein Fehler, den jemand von Hand aufräumen muss.

Zweitens sieht sie die letzten fünfzehn gebuchten Vorgänge. Das ist der Unterschied zwischen einer Buchung, die formal richtig ist, und einer, die zu Ihrem Betrieb passt: wenn die Tankfüllung bei Ihnen seit zwei Jahren auf 8510 läuft, soll sie diesmal nicht plötzlich woanders landen. Gleiche Fälle gleich zu buchen ist kein Schönheitswunsch, es ist die Voraussetzung dafür, dass die Auswertung am Jahresende etwas bedeutet.

Der Beleg vom Handy

Der zweite Weg beginnt beim Foto. Bild oder PDF hochladen, die Texterkennung arbeitet in vier Sprachen, und daraus liest die KI Datum, Lieferant, Betrag, Steuerbetrag und Steuersatz, Währung, Belegnummer und die einzelnen Positionen. Die Belegnummer wird gezielt gesucht, unter allen Namen, die sie auf europäischen Belegen trägt: Rechnungsnummer, Beleg-Nr., Fattura Nr., Invoice No.

Dazu kommt der Vorschlag für die Konten, wieder nur aus Ihrem Kontenrahmen. Sie prüfen den Vorschlag, ändern, was zu ändern ist, und bestätigen. Danach hängt der Beleg am Buchungssatz und nicht in einem Ordner, in dem ihn im Zweifel niemand wiederfindet.

Was auffällt, bevor es der Steuerberater sieht

Vier Dinge werden gemeldet, ohne dass man danach suchen muss:

• Doppelte Buchungen: gleiches Datum, gleicher Betrag, gleicher Text. Der Klassiker nach einem Import.
• Beträge, die aus der Reihe fallen: nicht “hoch”, sondern hoch im Vergleich zu dem, was auf diesem Konto sonst passiert.
• Zahlungen, die offen geblieben sind, obwohl das Geld längst auf dem Konto liegt.
• Buchungen ohne Steuerschlüssel, die in der Umsatzsteuervoranmeldung später fehlen.

Eine Kleinigkeit daran ist keine: Die Meldung ist in der Sprache Ihres Unternehmens geschrieben, nicht in der des Programms. Ein deutscher Betrieb bekam vorher englische Hinweise, weil niemand dem Modell gesagt hatte, in welcher Sprache es antworten soll. Solche Hinweise liest man dann nicht, und ein Hinweis, den niemand liest, ist keiner.

Der Kontoauszug: Vorschlag, nicht Automatik

Beim Abgleich der Bank sagt die KI, welche Zahlung zu welcher Buchungszeile gehört. Sie sagt es als Vorschlag. Zugeordnet wird per Klick, und zwar von einer Person.

Das ist eine bewusste Grenze. Eine falsch zugeordnete Zahlung fällt nicht auf: die Summe stimmt, das Konto stimmt, nur der offene Posten des Kunden ist der falsche. Man merkt es drei Wochen später an einer Mahnung, die an jemanden geht, der bezahlt hat.

Liquidität: warum die Vorschau beim Kontostand beginnt

Die Vorschau reicht von 30 bis 365 Tagen. Sie beginnt beim Kontostand, und das ist eine Korrektur, die uns ein Testmandant beigebracht hat: vorher war der Startwert “Bank plus alle offenen Forderungen”, und die erste Spalte sprang innerhalb eines Monats von 491.000 auf 1.637.000 Euro, als würde jede offene Rechnung sofort eingehen. Eine Zahl, die zu gut aussieht, wird geglaubt, und danach werden Entscheidungen darauf gebaut.

Liegen mindestens drei Monate Kontoauszug vor, rechnet die Vorschau mit den echten Zahlungen. Liegen sie nicht vor, rechnet sie mit Erlösen und Aufwendungen und schreibt dazu, welche der beiden Grundlagen sie benutzt hat. Wer eine Vorschau bekommt, ohne zu erfahren, worauf sie beruht, hat keine Vorschau, sondern eine Meinung.

Die Grenze, und warum sie im Gesetz steht

Alles bisher Beschriebene endet an derselben Stelle: beim Wort “gebucht”. Mit dem Buchen vergibt die Datenbank eine fortlaufende Nummer ohne Lücke, und ab da sind Kopf und Zeilen unveränderlich. Kein Ändern, kein Löschen, nur Storno. So verlangt es § 146 AO, und die Regel liegt in der Datenbank, nicht in der Maske.

Deshalb liefert die KI Entwürfe. Nicht aus Vorsicht, sondern weil ein Entwurf das einzige ist, was sich noch korrigieren lässt. Wer die Buchung selbst automatisieren wollte, müsste den Teil abschaffen, der die Buchhaltung erst prüfbar macht.

Was das Modul sonst noch rechnet, von SKR03 über die Umsatzsteuervoranmeldung bis zum DATEV-Buchungsstapel, steht auf der Seite Buchhaltung.